Configurazione della posta elettronica



In questo articolo vedremo come configurare ad hoc Revolution per la gestione della posta elettronica: in questo modo sarà possibile inviare via e-mail direttamente dalla maschera di stampa del programma, evitando di dover prima salvare il file per poi allegarlo alla mail in un secondo momento. Normalmente le stampe vengono allegate in formato PDF, ma sarà possibile anche utilizzare un qualsiasi altro formato tra quelli supportati dal programma.

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ad hoc Revolution permette l’invio di e-mail in due diverse modalità:

  • Integrata(servizio SMTP): in questa modalità la procedura si occupa di inviare direttamente l’email collegandosi al server di posta elettronica; non è quindi necessario che nel sistema operativo sia presente un client di posta elettronica.
  • Esterna (interfaccia MAPI/Microsoft Outlook): in questa modalità la procedura genererà l’allegato che sarà poi inviato appoggiandosi al programma di posta elettronica predefinito dal sistema.

In entrambi i casi le necessarie impostazioni vanno fatte dalla maschera “Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web” disponibile nel menu Sistema. Le impostazioni sono personalizzate per utente, quindi ciascun utente potrà avere una diversa configurazione del sistema di invio della posta elettronica garantendo la massima flessibilità operativa.

Vediamo le configurazioni comuni ad entrambe le modalità:

Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web
Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web
  • Visualizza E-mail: scegliere Automatico per visualizzare l’email prima dell’invio solo nel caso manchino dei dati necessari all’invio (ad esempio se manca l’indirizzo email del destinatario), Sempre per visualizzare sempre e comunque l’email prima di inviarla
  • Formato file generati: formato predefinito dell’allegato (solitamente PDF)
  • Allegato: scegliere Automatico per utilizzare il formato predefinito dell’allegato, Manuale per specificare il formato di volta in volta
  • Testo da inserire nell’E-mail: testo predefinito da inserire nel corpo dell’email
Modalità Integrata

Dato che in questa modalità sarà direttamente la procedura ad inviare il messaggio di posta elettronica, è necessario configurare correttamente i parametri del server di posta in uscita. Come già detto, la configurazione va fatta per singolo utente.

Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web
Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web

Vediamo nel dettaglio i diversi campi:

  • Supporto: avendo scelto la modalità integrata, dovremo indicare “Servizio SMTP”
  • Server: l’indirizzo del server della posta in uscita (SMTP) da utilizzare per inviare la mail (utilizzare quello fornito dal proprio provider Internet)
  • Porta: la porta utilizzata per collegarsi al server SMTP – nella maggior parte dei casi va indicata la porta 25
  • Autenticazione Utente – Log/Pwd: nel caso il server SMTP richieda l’autenticazione per poter inviare posta (ed è così per la maggior parte dei provider Internet), è necessario spuntare la relativa casella e dal pulsante Log/Pwd inserire il proprio nome utente e password

    Autenticazione invio email
    Autenticazione invio email
  • Mittente: l’indirizzo email dell’utente
  • CC/CCN: eventualmente è possibile specificare gli indirizzi email degli utenti ai quali inviare una copia e/o una copia nascosta della mail

Una volta salvata la configurazione, premendo il pulsante E-mail in una qualsiasi maschera di stampa, il programma preparerà l’email permettendo di specificare il destinatario, l’oggetto ed il testo (eventualmente verranno già proposti i dati inseriti precedentemente in “Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web”). Premendo il pulsante “Invia” l’email verrà inviata immediatamente ed il programma ci avviserà nel caso si dovessero verificare problemi durante l’invio.

Modalità Esterna

In questa modalità il programma si occuperà unicamente di preparare l’allegato che verrà poi trasferito al programma di posta elettronica predefinito nel sistema oppure a Microsoft Outlook. Quindi, al contrario della modalità integrata, non è necessario effettuare alcuna particolare configurazione in ad hoc, visto che l’invio della mail verrà effettuato dal client di posta elettronica.

Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web
Servizi Fax / Telefono / Mail / PostaLite / Web

L’unico valore da configurare è il tipo di supporto: nel caso si scelga “Interfaccia MAPI” verrà utilizzato il programma di posta elettronica predefinito del sistema operativo, mentre nel caso si scelga “Microsoft Outlook” verrà utilizzato il client di posta contenuto nel pacchetto Microsoft Office. Chiaramente se sul proprio sistema il client di posta predefinito è proprio Microsoft Outlook, non ci sarà alcuna differenza tra i due valori.

Una volta salvata la configurazione, premendo il pulsante E-mail in una qualsiasi maschera di stampa, il programma preparerà l’allegato e successivamente aprirà il client di posta elettronica del sistema: a questo punto l’invio potrà essere effettuato direttamente dal programma esterno (nel nostro esempio Microsoft Outlook):

Email da Outlook
Email da Outlook
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