Evasione manuale di un documento



ad hoc Revolution consente di gestire in modo molto semplice il ciclo documentale aziendale collegando tra di loro le varie tipologie e causali di documento: ciò consente di poter importare un documento in un altro (ad esempio trasformare un ordine da cliente in una fattura di vendita, oppure un DDT in una fattura differita) evadendo automaticamente in tutto o in parte il documento di origine. Talvolta può però nascere l’esigenza di evadere manualmente un documento senza importarlo in un documento di destinazione (pensiamo, ad esempio, al caso di un ordine evaso solo parzialmente la cui parte restante non verrà più evasa): in questo articolo vedremo come evadere manualmente un documento sia di vendita che di acquisto in modo che venga considerato “chiuso”, cioè completamente evaso e che quindi non ci venga più mostrato in fase di importazione documenti.

ATTENZIONE: quella che segue è una procedura di sistema potenzialmente pericolosa, consigliamo di verificare attentamente le operazioni da effettuare ed eseguire un backup dei dati prima di procedere.

Immaginiamo di avere un ordine fatto al cliente ANALOGICA in data 03/02 composto da 3 articoli, successivamente evaso parzialmente con una fattura di vendita in data 28/02.

Ordine cliente e fattura di vendita

L’ordine risulterà chiaramente ancora inevaso relativamente alla riga 20 (CDROM), quindi quando andremo ad utilizzare la funzione Importa in un successivo documento di vendita che ha tra le proprie origini l’ordine cliente, ci verrà visualizzato in elenco tra i documenti importabili.

Fattura di vendita - Importa documenti

Normalmente l’ordine resterà aperto fino a quando la riga restante non verrà evasa in un successivo documento di destinazione o fino a quando questa non verrà eliminata manualmente. Se però abbiamo l’esigenza di intervenire manualmente sull’evasione del documento perché magari i documenti da “chiudere” sono molti o perché magari il documento non risulta più modificabile, possiamo utilizzare la funzione di Evasione righe documenti di vendita alla quale è possibile accedere dal menu Sistema -> Manutenzione sistema.

Evasione righe documenti di vendita

All’apertura della maschera riceviamo un avviso relativo al fatto che si tratti di una funzione di servizio realizzata specificamente per una procedura di conversione. Possiamo proseguire, tenendo però conto del precedente avviso sull’importanza di avere un backup aggiornato.

Evasione righe documenti di vendita

Andiamo a compilare i campi necessari a filtrare i documenti da evadere manualmente: nel nostro caso andremo ad indicare la categoria degli Ordini, la causale del nostro ordine (ORDCL), l’intervallo di date nel quale rientra il nostro ordine e l’intestatario dello stesso (ANALOGICA). Facendo clic sul pulsante Ricerca, ad hoc Revolution ci visualizzerà tutti i documenti corrispondenti (nel nostro caso l’unico ordine di ANALOGICA). Possiamo quindi selezionare i documenti che ci interessano (oppure selezionarli tutti facendo clic sull’apposita opzione) e poi fare clic su Ok per confermare. Il programma dopo qualche istante ci avviserà di aver terminato l’elaborazione e ci consentirà di lanciare una stampa con un elenco di tutti i documenti evasi manualmente.

Stampa elenco documenti evasi

Richiamando il nostro ordine di esempio, vedremo che esso risulterà ora completamente evaso.

Ordini clienti

Inoltre, eseguendo l’importazione documenti da un documento di destinazione, il nostro ordine non sarà più presente perché risulterà completamente evaso.

Fattura di vendita - Importa documenti

Le operazioni che abbiamo appena visto sono relative al ciclo vendite, ma la stessa procedura è replicabile anche per il ciclo acquisti. In questo caso dovremo solo accedere alla maschera Evasione righe documenti di acquisto, raggiungibile dal menu Sistema -> Manutenzione sistema.

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